Διαδικασία τήρησης αρχείων

68.-(1) Υπόχρεη οντότητα τηρεί τα ακόλουθα έγγραφα και πληροφορίες, για περίοδο πέντε (5) ετών μετά το τέλος της επιχειρηματικής της σχέσης με τον πελάτη ή μετά την ημερομηνία της μεμονωμένης συναλλαγής:

(α) Αντίγραφο των εγγράφων και των πληροφοριών που απαιτούνται για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις δέουσας επιμέλειας ως προς τον πελάτη, όπως ορίζονται στον παρόντα Νόμο·

(β) τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία και αρχεία των συναλλαγών τα οποία είναι αναγκαία για τον προσδιορισμό των συναλλαγών·

(γ) τα σχετικά έγγραφα της αλληλογραφίας με τους πελάτες και άλλα πρόσωπα με τα οποία διατηρείται επιχειρηματική σχέση.

(1Α) Κατά τη λήξη της αναφερόμενης στο εδάφιο (1) περιόδου, η υπόχρεη οντότητα διαγράφει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά από άλλη διάταξη νόμου:

Νοείται ότι υπόχρεη οντότητα διατηρεί τα πιο πάνω έγγραφα και πληροφορίες για πέντε (5) επιπρόσθετα έτη σε περίπτωση που ευλόγως δικαιολογείται η περαιτέρω τήρηση των εγγράφων και πληροφοριών για σκοπούς πρόληψης, εντοπισμού ή διερεύνησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, άνευ επηρεασμού των διατάξεων που αφορούν τις ποινικές διαδικασίες σχετικά με τα αποδεικτικά στοιχεία σε σχέση με εν εξελίξει ποινικές έρευνες και διαδικασίες.

(1Β) Σε σχέση με τις περιπτώσεις κατά τις οποίες, στις 25 Ιουνίου 2015 εκκρεμούσαν νομικές διαδικασίες όσον αφορά την πρόληψη, τον εντοπισμό, την έρευνα ή την άσκηση ποινικής δίωξης, όταν υπάρχουν υπόνοιες για νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και χρηματοδότηση της τρομοκρατίας και υπόχρεη οντότητα έχει πληροφορίες ή έγγραφα σχετικά με τις εν λόγω εκκρεμείς διαδικασίες, η υπόχρεη οντότητα, δύναται να διατηρεί τις εν λόγω πληροφορίες ή έγγραφα, για χρονικό διάστημα μέχρι και τις 24 Ιουνίου 2020:

Νοείται ότι, άνευ επηρεασμού των διατάξεων που αφορούν τις ποινικές διαδικασίες, που ισχύουν σχετικά με τα αποδεικτικά στοιχεία, σε ποινικές έρευνες και νομικές διαδικασίες, η υπόχρεη οντότητα οφείλει να διατηρεί τις εν λόγω πληροφορίες και έγγραφα μέχρι τις 24 Ιουνίου 2025.

(2) Υπόχρεη οντότητα διασφαλίζει ότι όλα τα αναφερόμενα στο εδάφιο (1) έγγραφα τίθενται έγκαιρα και χωρίς καθυστέρηση στη διάθεση της Μονάδας και της αρμόδιας Εποπτικής Αρχής για σκοπούς εκτέλεσης των καθηκόντων που ανατίθενται σ’ αυτές δυνάμει των διατάξεων του παρόντος Νόμου.