Ο παρών Διαδικαστικός Κανονισμός θα αναφέρεται ως o περί της Ηλεκτρονικής Δικαιοσύνης (Ηλεκτρονική Καταχώριση) Διαδικαστικός Κανονισμός του 2021.
1. Για σκοπούς του παρόντος Διαδικαστικού Κανονισμού, εκτός αν από το κείμενο προκύπτει άλλη έννοια, οι όροι που ακολουθούν θα έχουν την έννοια που τους αποδίδεται πιο κάτω:
«Αvώτατo Δικαστήριo» σημαίvει τo δια του Άρθρου 153 του Συντάγματος καθιδρυθέν Ανώτατο Δικαστηρίο,
«Δικαστήριο» σημαίvει τo Αvώτατo Δικαστήριo, το Εφετείο ή οποιοδήποτε άλλο δικαστήριο το οποίο καθιδρύθηκε υπό των περί Δικαστηρίων Νόμων του 1960 (Ν. 14/1960 έως (Αρ. 4) του 2022) ή που καθιδρύθηκε από οποιοδήποτε άλλο νόμο, το οποίο έχει δικαιοδοσία και περιλαμβάνει οποιονδήποτε δικαστή αυτού,
«Δικαστής» σημαίνει Δικαστή οποιουδήποτε Δικαστηρίου,
ο όρος «έγγραφο», που περιλαμβάνει και δέσμη εγγράφων, έχει την έννοια που του αποδίδεται στον περί Αποδείξεως Νόμο, ΚΕΦ. 9 και περιλαμβάνει οποιοδήποτε δικόγραφο σε οποιαδήποτε διαδικασία ενώπιον Δικαστηρίου,
ο όρος «ένορκη δήλωση» περιλαμβάνει και «δήλωση» η οποία γίνεται με διαβεβαίωση,
«Εφετείο» σημαίνει το δια του Άρθρου 3Α των περί Απονομής της Δικαιοσύνης (Ποικίλαι Διατάξεις) Νόμων του 1964 έως (Αρ. 3) του 2022 καθιδρυόμενο Δικαστήριο,
«ηλεκτρονική καταχώριση» και «καταχώριση» σημαίνει την καταχώριση με ηλεκτρονικά μέσα, εγγράφου, σχετιζομένου με οποιαδήποτε πολιτική ή ποινική διαδικασία όπως οι όροι αυτοί ερμηνεύονται στον περί Δικαστηρίων Νόμο του 1960 (Ν. 14/1960), περιλαμβανομένης και αναθεωρητικής διαδικασίας,
«οδηγίες χρήσης του συστήματος» σημαίνει το εγχειρίδιο χρήσης του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης και οποιεσδήποτε άλλες οδηγίες εκδίδονται από το Ανώτατο Δικαστήριο οι οποίες περιγράφουν λειτουργίες ή απαιτήσεις του συστήματος,
«Πρωτοκολλητής» σημαίνει τον Πρωτοκολλητή του Δικαστηρίου και περιλαμβάνει τον Ανώτερο Πρωτοκολλητή, τον Πρωτοκολλητή Α’, τον Πρωτοκολλητή και τον Γραμματέα εκάστου Δικαστηρίου Ειδικής Δικαιοδοσίας καθώς επίσης υπάλληλο εξουσιοδοτημένο από το Ανώτατο Δικαστήριο όπως εκτελεί τα καθήκοντα Πρωτοκολλητή ή Γραμματέα ή ενεργεί ως αναπληρωτής Πρωτοκολλητής ή αναπληρωτής Γραμματέας σε οποιοδήποτε προς τούτο προσδιοριζόμενο Δικαστήριο,
«Πρωτοκολλητείο» σημαίνει το τμήμα του Δικαστηρίου στο οποίο γίνονται καταχωρίσεις εγγράφων και περιλαμβάνει τη Γραμματεία των Δικαστηρίων Ειδικής Δικαιοδοσίας,
«σύστημα ηλεκτρονικής καταχώρισης» και «σύστημα» σημαίνουν το ηλεκτρονικό σύστημα ή πρόγραμμα ή λογισμικό το οποίο παρέχεται από το Ανώτατο Δικαστήριο για σκοπούς ηλεκτρονικής καταχώρισης ή/και άλλως πώς και θα είναι προσβάσιμο όπως θα υποδεικνύεται σε σχετική Ανακοίνωση του Ανωτάτου Δικαστηρίου.
«τεκμήριο» σημαίνει οποιοδήποτε έγγραφο το οποίο κατατίθεται σε οποιαδήποτε δικαστική διαδικασία και σημειώνεται ως τέτοιο από το Δικαστήριο καθώς επίσης και οποιοδήποτε έγγραφο συνοδεύει ένορκη δήλωση και χαρακτηρίζεται ως τέτοιο.
«τέλος» σημαίνει τα χαρτόσημα, τα δικηγορόσημα και οποιαδήποτε άλλα ένσημα απαιτείται να καταβληθούν δυνάμει σχετικών Κανονισμών ή/και Κανονιστικών Διοικητικών Πράξεων.
2. Ο παρών Διαδικαστικός Κανονισμός θα ισχύει για όλες τις καταχωρίσεις σε οποιοδήποτε Δικαστήριο, εκτός όπου υπάρχει ρητή πρόνοια σε αυτόν περί του αντιθέτου.
4.(1) Η χρήση του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης μπορεί να γίνεται από δικαστή, δικαστικό λειτουργό, δικηγόρο και από οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο, τηρουμένων των απαιτήσεων πρόσβασης σε αυτό.
(2) Πρόσωπο το οποίο δικαιούται πρόσβασης σε φυσικό φάκελο δυνάμει οποιουδήποτε Νόμου ή Διαδικαστικού Κανονισμού, δικαιούται δυνάμει των ίδιων προνοιών και για τον ίδιο σκοπό, να έχει πρόσβαση και σε φάκελο ο οποίος έχει δημιουργηθεί ηλεκτρονικά δυνάμει του παρόντος Κανονισμού.
5. Για την ηλεκτρονική καταχώριση θα ακολουθούνται οι οδηγίες που εκδίδονται από το Ανώτατο Δικαστήριο για την ορθή χρήση του συστήματος.
6.(1) Έγγραφο το οποίο καταχωρίστηκε ηλεκτρονικά μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης δεν θα καταχωρείται με οποιοδήποτε άλλο τρόπο εκτός αν ζητηθεί από το Δικαστήριο ή τον Πρωτοκολλητή ή αν προβλέπεται διαφορετικά στον παρόντα Διαδικαστικό Κανονισμό.
(2) Έγγραφο το οποίο προορίζεται να καταχωριστεί σε υφιστάμενο ηλεκτρονικό φάκελο, θα μπορεί να καταχωριστεί στη φυσική του μορφή, μετά από άδεια του Δικαστηρίου, εάν κριθεί ότι η καταχώρισή του ηλεκτρονικά είναι δυσχερής.
(3) Κατ΄εξαίρεση των παραγράφων (1) και (2), το Ανώτατο Δικαστήριο, με οδηγία που θα εκδίδει, θα καθορίζει τον τρόπο και την περίοδο που θα επιτρέπεται η καταχώριση εγγράφων, σε ηλεκτρονική και/ή φυσική μορφή. Με τον τερματισμό τυχόν δυνατότητας για φυσική καταχώριση, θα τυγχάνουν εφαρμογής οι Κανονισμοί 6(1) και 6(2).
(4) Σε περίπτωση που παρουσιαστεί τεχνικό πρόβλημα στο σύστημα, για το οποίο ικανοποιείται η Αρχιπρωτοκολλητής, και το οποίο εμποδίζει την εμπρόθεσμη επιτυχή καταχώριση εγγράφου, ως προνοείται στον Κανονισμό 16, τούτο θα θεωρείται ότι καταχωρίστηκε εμπρόθεσμα, εάν αποδεικνύεται ότι καταχωρίστηκε ηλεκτρονικά ή επιχειρήθηκε να καταχωριστεί ηλεκτρονικά.
7.(1) Αν, με βάση την πρόνοια οποιουδήποτε Νόμου ή Κανονισμού, απαιτείται παρουσίαση ή κατάθεση του πρωτοτύπου οποιουδήποτε εγγράφου (π.χ. διαθήκη, τραπεζική εγγύηση κτλ.), τέτοιο έγγραφο δε θα καταχωρείται ηλεκτρονικά και θα δημιουργείται παράλληλα φυσικός φάκελος προς ικανοποίηση τέτοιας απαίτησης.
(2) Η πιο πάνω πρόνοια ισχύει και για έγγραφο το οποίο προορίζεται να κατατεθεί ως τεκμήριο σε ποινική διαδικασία και για διοικητικό φάκελο ο οποίος προορίζεται να κατατεθεί σε αναθεωρητική διαδικασία.
9. Έγγραφο που καταχωρίζεται ηλεκτρονικά, θα είναι στον τύπο που καθορίζεται στις οδηγίες χρήσης του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης.
10.(1) Όταν έγγραφο το οποίο καταχωρίζεται ηλεκτρονικά, αποτελείται από διαφορετικά έγγραφα (για παράδειγμα, ενδιάμεση αίτηση, ένορκη δήλωση, κτλ.), το κάθε έγγραφο θα καταχωρίζεται ξεχωριστά και θα αποτελεί μέρος της ίδιας καταχώρισης. Στην περίπτωση τεκμηρίων που συνοδεύουν ένορκη δήλωση, αυτά θα μπορούν να καταχωρίζονται ως ένα αρχείο, νοουμένου ότι αυτό δεν υπερβαίνει το όριο χωρητικότητας του συστήματος. Σε διαφορετική περίπτωση, τα τεκμήρια θα καταχωρίζονται ξεχωριστά, σε όσα αρχεία χρειάζεται ούτως ώστε αυτά να μπορούν να καταχωριστούν στο σύστημα.
(2) Πρόσωπο το οποίο καταχωρίζει έγγραφα, τα οποία αποτελούνται από περισσότερες της μίας σελίδας, πρέπει να δίδει αρίθμηση σε κάθε σελίδα που καταχωρίζει, ακόμη και αν αυτή είναι κενή. Η πρόνοια αυτή δεν εφαρμόζεται σε σχέση με έγγραφα που καταχωρίζονται ως τεκμήρια.
11. Σε σχέση με τεκμήρια τα οποία επισυνάπτονται σε ένορκη δήλωση, θα ισχύουν κατά περίπτωση οι πρόνοιες του Κανονισμού 10.
12. Όταν έγγραφο το οποίο προορίζεται για καταχώριση χαρακτηρίζεται ως εμπιστευτικό ή απόρρητο από το πρόσωπο που θα το καταχωρίσει, υποβάλλεται αίτημα στο Δικαστήριο μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης προς έγκριση του χαρακτηρισμού του ως ανωτέρω.
13. Έγγραφο το οποίο προορίζεται για ηλεκτρονική καταχώριση, πρέπει να είναι σύμφωνο σε μορφή και τύπο ως προνοείται στους σχετικούς Κανονισμούς ανάλογα με τη φύση της διαδικασίας στην οποία αυτό αφορά.
14. Εκτός όπου προβλέπεται διαφορετικά σε οποιοδήποτε Νόμο ή Κανονισμό, ο Πρωτοκολλητής δύναται να μη δεχτεί καταχώριση εγγράφου μόνο στην περίπτωση όπου τα τέλη που επέλεξε να πληρώσει το μέρος, είναι λιγότερα απ’ ό,τι απαιτείται από τους σχετικούς Κανονισμούς.
17. Το σύστημα ηλεκτρονικής καταχώρισης θα λειτουργεί επί εικοσιτετραώρου βάσεως. Η λειτουργία του θα διακόπτεται μόνο σε περίπτωση προγραμματισμένης ή απρόοπτης διακοπής.
19. Τα νενομισμένα τέλη καταβάλλονται, σύμφωνα με την υπόδειξη του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης.
21. Έγγραφο το οποίο προορίζεται να χρησιμοποιηθεί για σκοπούς επίδοσης, σφραγίζεται ως πιστό αντίγραφο από το σύστημα ηλεκτρονικής καταχώρισης, άνευ της καταβολής οποιουδήποτε τέλους, κατόπιν σχετικού αιτήματος, το οποίο θα υποβάλλεται ηλεκτρονικά. Τέτοιο έγγραφο, θα φέρει όπου απαιτείται, ημερομηνία καταχώρισης και ημερομηνία ορισμού.
22. Πιστό αντίγραφο οποιουδήποτε εγγράφου υπογραμμένου από τον Πρωτοκολλητή, εκδίδεται σε ηλεκτρονική ή φυσική μορφή κατά περίπτωση, με την καταβολή του σχετικού τέλους, κατόπιν σχετικού αιτήματος.
23.Για σκοπούς των Κανονισμών 21 και 22, η αποτύπωση της ηλεκτρονικής σφραγίδας μπορεί να διαφέρει από την αποτύπωση της φυσικής σφραγίδας.
25. Ενημέρωση ή ειδοποίηση που λαμβάνεται από διάδικο ή από τον δικηγόρο του, μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης με οποιονδήποτε τρόπο, δεν συνιστά επίδοση. Όταν Νόμος ή Κανονισμός προβλέπει για την επίδοση εγγράφου, αυτή θα διενεργείται ανεξαρτήτως της ενημέρωσης ή της ειδοποίησης που δίδεται από το σύστημα.
26. Ένορκη δήλωση επίδοσης καταχωρίζεται στο σχετικό μέρος του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης από το μέρος με πρωτοβουλία του οποίου διενεργήθηκε η επίδοση. Η καταχώριση ένορκης δήλωσης επίδοσης θα είναι αποδεκτή, εφόσον κααχωριστούν η ένορκη δήλωση επίδοσης και, τουλάχιστον, η πρώτη σελίδα του εγγράφου που έχει επιδοθεί.
28.(1) Έγγραφο το οποίο διάδικος προτίθεται να καταχωρίσει με σκοπό αυτό να καταστεί τεκμήριο στη δίκη, καταχωρίζεται μέσω του συστήματος, στο σχετικό μέρος του ηλεκτρονικού φακέλου, οποιαδήποτε ώρα πριν την έναρξη της ακροαματικής διαδικασίας, τηρουμένων των προθεσμιών και των οδηγιών που ο Δικαστής δίδει ως προς την παρουσίαση της ενώπιόν του μαρτυρίας. Κάθε τέτοιο έγγραφο πρέπει να καταχωρίζεται σύμφωνα με τον Κανονισμό 10 εκτός όπου καταχωρίζονται πολλά έγγραφα μαζί σε δέσμη, η οποία θα σημειώνεται ως ένα τεκμήριο.
(2) Στην περίπτωση κατά την οποία έγγραφο κατατίθεται κατά τη διάρκεια της δίκης ως τεκμήριο, ο Πρωτοκολλητής, με οδηγίες του Δικαστηρίου, θα μεριμνά για την καταχώρισή του στον ηλεκτρονικό φάκελο της υπόθεσης. Με την ολοκλήρωση της καταχώρισής αυτής, το έγγραφο θα επιστρέφεται στο μέρος από ή εκ μέρους του οποίου κατατέθηκε.
29.Όταν έγγραφο ή δέσμη εγγράφων η οποία καταχωρίζεται ηλεκτρονικά γίνει δεκτή από το Δικαστήριο ως τεκμήριο, σύμφωνα με τον Κανονισμό 28, τούτο σημειώνεται ως τέτοιο από το Δικαστήριο μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης.
Νοείται ότι ισχύουν και στην περίπτωση αυτή, οι πρόνοιες του Κανονισμού 8.
30. Για κάθε υπόθεση που καταχωρίζεται ηλεκτρονικά, δημιουργείται ηλεκτρονικός φάκελος. Δεν δημιουργείται παράλληλα φυσικός φάκελος εκτός αν τούτο εμπίπτει στην πρόνοια του Κανονισμού 7(1).
31. Ο ηλεκτρονικός φάκελος φέρει τις ιδιότητες και παράγει τα έννομα αποτελέσματα ενός φυσικού φακέλου.
32. Σε σχέση με υποθέσεις οι οποίες καταχωρίστηκαν πριν από την εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης τηρείται παράλληλα φυσικός και ηλεκτρονικός φάκελος. Στον ηλεκτρονικό φάκελο τηρούνται τα έγγραφα που καταχωρίστηκαν μετά την εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος. Στο φυσικό φάκελο τηρούνται τα έγγραφα που καταχωρίστηκαν πριν από την εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος.
33.(1) Δικηγόρος ή διάδικος σε υπόθεση που καταχωρίστηκε πριν από την εφαρμογή και λειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης, θα μπορεί να προσθέσει σε ηλεκτρονικό φάκελο έγγραφα τα οποία βρίσκονται ήδη καταχωρισμένα σε φυσικό φάκελο.
(2) Έγγραφο το οποίο καταχωρίζεται σε ηλεκτρονικό φάκελο σύμφωνα με τον Κανονισμό 33 (1), δεν απαιτείται να εγκρίνεται ως καταχώριση από τον Πρωτοκολλητή. Την αποκλειστική ευθύνη σε περίπτωση που το εν λόγω έγγραφο δεν ανταποκρίνεται στο έγγραφο που είναι ήδη καταχωρισμένο στο φυσικό φάκελο της υπόθεσης, θα φέρει το μέρος που το καταχωρίζει. Το έγγραφο αυτό, θα σημειώνεται στο σύστημα ηλεκτρονικής καταχώρισης με το χαρακτηρισμό «Μετάπτωση», όρος ο οποίος αναφέρεται σε έγγραφο το οποίο δεν καταχωρίστηκε εξ αρχής μέσω του συστήματος.
(3) Ο Πρωτοκολλητής δύναται, εφόσον υπάρχει η σύμφωνη γνώμη του αντίδικου μέρους, να εγκρίνει έγγραφο Μετάπτωσης, οπότε αυτό θα καθίσταται επίσημο μέρος του ηλεκτρονικού φακέλου της υπόθεσης.
34.Το Ανώτατο Δικαστήριο, σε συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίες του Κράτους, θα λαμβάνει όλα τα μέτρα τα οποία θεωρεί απαραίτητα για την ασφάλεια του απορρήτου των πληροφοριών που αποθηκεύονται στο σύστημα, σύμφωνα με την ισχύουσα Πολιτική Απορρήτου και Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του Ανωτάτου Δικαστηρίου και τους Όρους Χρήσης του συστήματος.
35. Για τη δημιουργία λογαριασμού στο σύστημα ηλεκτρονικής καταχώρισης, πρέπει να δίνονται όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για το σκοπό αυτό από το σύστημα.
37. Για σκοπούς δικαστικών τελών και δικηγορικών εξόδων, οποιαδήποτε ενέργεια γίνεται μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης, θα έχει όλες τις συνέπειες της φυσικής ενέργειας.
38. Οι Νόμοι και οι Κανονισμοί που διέπουν ζητήματα δικαστικών τελών και δικηγορικών εξόδων θα εφαρμόζονται mutatis mutandis σε σχέση με όλες τις ενέργειες που γίνονται μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης.