9.-(1) Για σκοπούς εκτέλεσης των καθηκόντων του δυνάμει των διατάξεων του παρόντος Νόμου, στο ενιαίο σημείο επαφής της Δημοκρατίας λειτουργεί ως αποθετήριο ενιαίο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης υποθέσεων, του οποίου η ευθύνη διαχείρισης ανήκει στο ενιαίο σημείο διαχείρισης και έχει κατ’ ελάχιστον τις ακόλουθες λειτουργίες και δυνατότητες:
(α) Καταγραφή των εισερχόμενων και εξερχόμενων αιτημάτων παροχής πληροφοριών τα οποία προβλέπονται στις διατάξεις των άρθρων 13 και 16, καθώς και κάθε άλλης επικοινωνίας σχετικά με τα εν λόγω αιτήματα με τα ενιαία σημεία επαφής των άλλων κρατών μελών ή με τις αρμόδιες αρχές επιβολής του νόμου των άλλων κρατών μελών, περιλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με τις απορρίψεις αιτημάτων παροχής πληροφοριών τα οποία προβλέπονται στις διατάξεις του εδαφίου (3) του άρθρου 14, καθώς και τα αιτήματα για διευκρινίσεις ή αποσαφηνίσεις τα οποία προβλέπονται στις διατάξεις του εδαφίου (9) του άρθρου 12 και του εδαφίου (4) του άρθρου 14∙
(β) καταγραφή της επικοινωνίας του ενιαίου σημείου επαφής της Δημοκρατίας με τις αρμόδιες αρχές επιβολής του νόμου της Δημοκρατίας σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου (β) του εδαφίου (1) του άρθρου 8·
(γ) καταγραφή της παροχής πληροφοριών στα ενιαία σημεία επαφής άλλων κρατών μελών ή στις αρμόδιες αρχές επιβολής του νόμου άλλων κρατών μελών, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 13, 15 και 16∙
(δ) διασταύρωση των εισερχόμενων αιτημάτων παροχής πληροφοριών που προβλέπονται στις διατάξεις των άρθρων 13 και 16, με τις πληροφορίες που διαθέτει το ενιαίο σημείο επαφής της Δημοκρατίας, περιλαμβανομένων των πληροφοριών που παρέχονται σύμφωνα με τις διατάξεις του εδαφίου (4) του άρθρου 13 και του εδαφίου (5) του άρθρου 15 και άλλων σχετικών πληροφοριών που καταγράφονται στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων·
(ε) διασφάλιση επαρκούς και ταχείας παρακολούθησης των εισερχόμενων αιτημάτων παροχής πληροφοριών όπως προβλέπεται στις διατάξεις του άρθρου 12, ιδίως με σκοπό την τήρηση των προθεσμιών για την παροχή των ζητούμενων πληροφοριών οι οποίες προβλέπονται στις διατάξεις του εδαφίου (1) του άρθρου 13∙
(στ) διαλειτουργικότητα με το Σύστημα SIENA, διασφαλίζοντας ιδίως ότι οι εισερχόμενες επικοινωνίες μέσω του εν λόγω συστήματος δύναται να καταγράφονται απευθείας στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων και ότι οι εξερχόμενες επικοινωνίες μέσω αυτού δύναται να αποστέλλονται απευθείας από το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων·
(ζ) παραγωγή στατιστικών στοιχείων σχετικά με τις ανταλλαγές πληροφοριών δυνάμει των διατάξεων του παρόντος Νόμου για σκοπούς αξιολόγησης και παρακολούθησης, ιδίως για τους σκοπούς των διατάξεων του άρθρου 23· και
(η) καταγραφή της πρόσβασης και άλλων δραστηριοτήτων επεξεργασίας σε σχέση με τις πληροφορίες οι οποίες περιέχονται στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων, για σκοπούς λογοδοσίας και κυβερνοασφάλειας σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 27 του περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα από Αρμόδιες Αρχές για τους σκοπούς Πρόληψης, Διερεύνησης, Ανίχνευσης ή Δίωξης Ποινικών Αδικημάτων ή της Εκτέλεσης Ποινικών Κυρώσεων και για την Ελεύθερη Κυκλοφορία των Δεδομένων αυτών Νόμου.
(2) Ο Αρχηγός της Αστυνομίας διασφαλίζει ότι οι κίνδυνοι κυβερνοασφάλειας οι οποίοι σχετίζονται με το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων, ιδίως όσον αφορά την αρχιτεκτονική, τη διακυβέρνηση και τον έλεγχό του, αντιμετωπίζονται με σύνεση και αποτελεσματικότητα και ότι προβλέπονται επαρκείς διασφαλίσεις κατά της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης και κατάχρησης του συστήματος.
(3) Ο Αρχηγός της Αστυνομίας διασφαλίζει ότι το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο για όσο διάστημα είναι αναγκαίο και αναλογικό για την εκτέλεση των καθηκόντων τα οποία ανατίθενται στο ενιαίο σημείο επαφής της Δημοκρατίας δυνάμει των διατάξεων του παρόντος Νόμου, τα οποία στη συνέχεια διαγράφονται αμετάκλητα.
(4) Το ενιαίο σημείο επαφής της Δημοκρατίας επανεξετάζει για πρώτη φορά το αργότερο έξι (6) μήνες μετά την ολοκλήρωση της ανταλλαγής πληροφοριών και στη συνέχεια σε τακτική βάση, κατά πόσο υπάρχει συμμόρφωση με τις διατάξεις του εδαφίου (3).