Χωριστές εκθέσεις σχετικά με τις διαδικασίες ανάθεσης συμβάσεων

97.-(1) Οι αναθέτοντες φορείς διατηρούν τις κατάλληλες πληροφορίες για κάθε σύμβαση ή συμφωνία - πλαίσιο που καλύπτεται από τον παρόντα Νόμο και κάθε υλοποίηση δυναμικού συστήματος αγορών. Οι εν λόγω πληροφορίες τους επιτρέπουν, σε μεταγενέστερη φάση, να αιτιολογήσουν τις αποφάσεις τους σχετικά με:

(α) Την προεπιλογή και την επιλογή των οικονομικών φορέων και την ανάθεση των συμβάσεων·

(β) την εφαρμογή των διαδικασιών διαπραγμάτευσης, χωρίς προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού σύμφωνα με το άρθρο 44·

(γ) τη μη εφαρμογή των Κεφαλαίων 2 έως 7 του Μέρους ΙΙ δυνάμει των παρεκκλίσεων που προβλέπονται στα Κεφάλαια 2 και 3 του Μέρους Ι·

(δ) εφόσον απαιτείται, τους λόγους για τους οποίους χρησιμοποιήθηκαν για την ηλεκτρονική υποβολή άλλα μέσα επικοινωνίας πλην των ηλεκτρονικών:

Νοείται ότι, εφόσον η γνωστοποίηση συναφθείσας σύμβασης που συντάσσεται σύμφωνα με το άρθρο 66 ή το άρθρο 89 εδάφιο (2) περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται στην παρούσα παράγραφο, οι αναθέτοντες φορείς δύνανται να παραπέμπουν στη γνωστοποίηση αυτή.

(2)Οι αναθέτοντες φορείς τεκμηριώνουν την πρόοδο της διεξαγωγής όλων των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων, είτε πραγματοποιούνται με ηλεκτρονικά μέσα είτε όχι. Προς το σκοπό αυτό, μεριμνούν για τη διατήρηση επαρκούς τεκμηρίωσης, ώστε να δύνανται να αιτιολογούν τις αποφάσεις που λαμβάνονται σε όλα τα στάδια της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων, όπως, ιδίως, τεκμηρίωσης για τις επικοινωνίες με οικονομικούς φορείς και τις εσωτερικές συζητήσεις, την προετοιμασία των εγγράφων της διαδικασίας σύναψης σύμβασης, το διάλογο ή τη διαπραγμάτευση, εφόσον διεξήχθη, την επιλογή και την ανάθεση της σύμβασης.

(3)Ανεξαρτήτως οποιωνδήποτε οδηγιών προς τμηματικούς λειτουργούς αρχείου κατά την έννοια του περί Κρατικού Αρχείου Νόμου και των δυνάμει αυτού εκδιδόμενων κανονισμών προκειμένου για αναθέτουσες αρχές, η τεκμηρίωση που αναφέρεται στο εδάφιο (2) διατηρείται από τους αναθέτοντες φορείς τουλάχιστον για περίοδο τριών (3) ετών από την ημερομηνία ανάθεσης της σύμβασης.

(4) Οι πληροφορίες ή η τεκμηρίωση, ή τα κύρια στοιχεία τους γνωστοποιούνται από τους αναθέτοντες φορείς στην Αρμόδια Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων. Η Αρμόδια Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων διαβιβάζει την πληροφόρηση στην Επιτροπή κατόπιν αιτήσεώς της. Η εν λόγω πληροφόρηση γνωστοποιείται επίσης και στην Ελεγκτική Υπηρεσία της Δημοκρατίας, εφόσον ζητηθεί.