9.—(1) Κάθε Εταιρεία έχει καθήκον και οφείλει να διασφαλίζει ότι τηρείται επί του πλοίου, ευχερώς διαθέσιμο προς επιθεώρηση, ένα αρχείο με όλα τα έγγραφα και τα στοιχεία σχετικά με τους ναυτικούς που απασχολούνται στο πλοίο.
(2) Το κατά το προηγούμενο εδάφιο τηρούμενο αρχείο περιλαμβάνει οπωσδήποτε όλα τα πρωτότυπα κατάλληλα πιστοποιητικά, τα αποδεικτικά έγγραφα εκπαιδεύσεως και τα ιατρικά πιστοποιητικά των ναυτικών που απασχολούνται στο πλοίο. Το αρχείο τελεί υπό τη φύλαξη του πλοιάρχου ή άλλου, προς τούτο εξουσιοδοτημένου από τον πλοίαρχο, προσώπου και υπόκειται, όποτε ζητηθεί, στον έλεγχο της Αρμόδιας Αρχής ή άλλης αρμόδιας αρχής του κράτους του λιμένα, όπου ευρίσκεται το πλοίο.
(3) Η Εταιρεία έχει καθήκον και οφείλει να τηρεί, εκτός του πλοίου, αρχείο με αντίγραφα όλων των εγγράφων που κατά τις διατάξεις του προηγούμενου εδαφίου φυλάσσονται στο επί του πλοίου τηρούμενο αρχείο και επί πλέον στοιχεία αναφορικά με την εμπειρία, την καταλληλότητα και ικανότητα των ναυτικών, στα καθήκοντα που τους ανατίθενται. Στο κατά το εδάφιο αυτό τηρούμενο μητρώο η Εταιρεία θα έχει κατά πάντα χρόνο πρόσβαση, τα δε περιεχόμενα εις αυτό στοιχεία θα είναι ευχερώς διαθέσιμα προς έλεγχο από την Αρμόδια Αρχή.