Τήρηση αρχείων για αναφορές παράβασης

8.-(1)(α) Η Επιτροπή τηρεί αρχεία για κάθε αναφορά παράβασης που παραλαμβάνει σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 και του περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και της Ελεύθερης Κυκλοφορίας των Δεδομένων αυτών Νόμου.

(β) Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία εκδήλως δεν σχετίζονται με τον χειρισμό συγκεκριμένης αναφοράς δεν συλλέγονται και, σε περίπτωση που συλλεχθούν τυχαία, διαγράφονται χωρίς άσκοπη καθυστέρηση.

(2) Η Επιτροπή αποστέλλει αμέσως αποδεικτικό παραλαβής των γραπτών αναφορών παραβάσεων στην ταχυδρομική ή ηλεκτρονική διεύθυνση που αναγράφεται από τον αναφέροντα, εκτός εάν ζητηθεί ρητά κάτι διαφορετικό από τον ίδιο ή εάν η Επιτροπή πιστεύει ευλόγως ότι το αποδεικτικό παραλαβής γραπτής αναφοράς παράβασης που δυνατό να έθετε σε κίνδυνο την προστασία της ταυτότητας του αναφέροντος.

(3) Στις περιπτώσεις που χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή για την αναφορά παραβάσεων, η Επιτροπή έχει το δικαίωμα να τεκμηριώσει την προφορική υποβολή αναφοράς υπό μορφή-

(α) ηχογράφησης της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή· ή

(β) πλήρους και ακριβούς απομαγνητοφώνησης της συνομιλίας που συντάσσεται από τα ειδικευμένα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής:

Νοείται ότι, στις περιπτώσεις που ο αναφέρων αποκαλύπτει την ταυτότητά του, η Επιτροπή παρέχει σε αυτόν τη δυνατότητα να επαληθεύσει, διορθώσει και συμφωνήσει με το περιεχόμενο της απομαγνητοφώνησης της συνομιλίας, υπογράφοντάς την.

(4) Σε περίπτωση που χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή χωρίς καταγραφή για την αναφορά παραβάσεων, η Επιτροπή έχει το δικαίωμα να τεκμηριώσει την προφορική υποβολή αναφοράς υπό τη μορφή επακριβών πρακτικών της συνομιλίας, που συντάσσονται από τα ειδικευμένα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής:

Νοείται ότι, στις περιπτώσεις που ο αναφέρων αποκαλύπτει την ταυτότητά του, η Επιτροπή παρέχει σε αυτόν τη δυνατότητα να επαληθεύσει, διορθώσει και συμφωνήσει με το περιεχόμενο των πρακτικών της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.

(5)(α) Σε περίπτωση που πρόσωπο ζητήσει προσωπική συνάντηση με τα ειδικευμένα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής για την αναφορά παράβασης σύμφωνα με την παράγραφο (γ) του εδαφίου (2) του άρθρου 7, τηρούνται πλήρη και επακριβή αρχεία της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή.

(β) Η Επιτροπή έχει το δικαίωμα να τεκμηριώνει τα αρχεία της προσωπικής συνάντησης με τη μορφή-

(i) ηχογράφησης της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή· ή

(ii) επακριβών πρακτικών της συνεδρίασης, που συντάσσονται από τα ειδικευμένα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής:

Νοείται ότι, στις περιπτώσεις που ο αναφέρων αποκαλύπτει την ταυτότητά του, η Επιτροπή παρέχει σε αυτόν τη δυνατότητα να επαληθεύσει, διορθώσει και συμφωνήσει με το περιεχόμενο των πρακτικών της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.