Προσάρτημα 6
Κατευθυντήριες γραμμές για την κοινοποίηση διαβαθμισμένων πληροφοριών EE σε τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισμούς
Συνεργασία επιπέδου 3
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
1. Ενίοτε, το Συμβούλιο ενδέχεται να συνεργαστεί, υπό ορισμένες συγκεκριμένες περιστάσεις, με κράτη ή οργανισμούς που δεν μπορούν μεν να παράσχουν τις εγγυήσεις που απαιτούνται βάσει των προκειμένων κανονισμών ασφαλείας, η συνεργασία όμως με τα οποία απαιτεί την κοινοποίηση διαβαθμισμένων πληροφοριών EE. Από την κοινοποίηση αυτήν αποκλείονται οι εθνικές πληροφορίες που προορίζονται αποκλειστικά για τα κράτη μέλη.
2. Στις ειδικές αυτές περιστάσεις, οι αιτήσεις συνεργασίας με την EE, είτε προέρχονται από τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισμούς είτε προτείνονται από κράτη μέλη ή, ανάλογα με την περίπτωση, αποκεντρωμένους οργανισμούς της EE, εξετάζονται κατ' αρχάς ως προς την ουσία τους από το Συμβούλιο, το οποίο, εφόσον απαιτείται, ζητά τη "γνώμη του κράτους μέλους η του αποκεντρωμένου οργανισμού από τον οποίο προέρχονται οι πληροφορίες. Το Συμβούλιο εξετάζει εάν είναι σκόπιμο να κοινοποιηθούν διαβαθμισμένες πληροφορίες, εκτιμά την «ανάγκη γνώσης» των δικαιούχων, και αποφαίνεται ως προς τη φύση των διαβαθμισμένων πληροφοριών που επιτρέπεται να κοινοποιηθούν.
3. Εάν το Συμβούλιο λάβει θετική απόφαση, ο Γενικός Γραμματέας/Ύπατος Εκπρόσωπος συγκαλεί την Επιτροπή Ασφαλείας του Συμβουλίου ή να ζητεί τη γνώμη των Αρχών Εθνικής Ασφαλείας των κρατών μελών, ενδεχομένως μέσω της διαδικασίας σιωπηρής συναίνεσης προκειμένου να λάβει την τεχνική γνώμη της Επιτροπής Ασφαλείας
4. Η τεχνική γνώμη της Επιτροπής Ασφαλείας του Συμβουλίου αφορά τα εξής:
α) την αξιολόγηση των κινδύνων ασφαλείας που διατρέχουν η EE ή τα κράτη μέλη της
β) τη διαβάθμιση των πληροφοριών που επιτρέπεται να κοινοποιηθούν, ενδεχομένως ανάλογα με τη φύση τους
γ) τον υποχαρακτηρισμό ή αποχαρακτηρισμό των πληροφοριών από τη συντάκτρια αρχή πριν από την κοινοποίηση τους σης δικαιούχες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς(1),
δ) τις διαδικασίες για το χειρισμό των προς κοινοποίηση εγγράφων (βλέπε παράγραφο 5 παρακάτω),
ε) τις δυνατές μεθόδους διαβίβασης (χρήση δημόσιων ταχυδρομικών υπηρεσιών, δημόσια ή ασφαλή τηλεπικοινωνιακά συστήματα, διπλωματικοί σάκοι, διαβαθμισμένοι μεταφορείς κλπ.).
5. Τα έγγραφα που κοινοποιούνται στα κράτη ή οργανισμούς που καλύπτονται από το παρόν προσάρτημα συντάσσονται, κάτ' αρχήν, χωρίς αναφορά της πηγής ή της διαβάθμισης EU. Η Επιτροπή Ασφαλείας του Συμβουλίου μπορεί να συνιστά:
— τη χρήση ειδικής σήμανσης ή κωδικού ονόματος
— τη χρήση οδικού συστήματος διαβάθμισης με το οποίο η ευαισθησία των πληροφοριών συνδέεται με τα μέτρα ελέγχου που πρέπει να τηρούν οι μέθοδοι διαβίβασης των εγγράφων τις οποίες εφαρμόζει ο δικαιούχος (βλέπε παραδείγματα στην παράγραφο 14)
6. Η Υπηρεσία Ασφαλείας της ΓΓΣ υποβάλλει την τεχνική γνώμη της Επιτροπής Ασφαλείας στο Συμβούλιο, επισυνάπτοντας εφόσον απαιτείται, τις προτεινόμενες μεταβιβάσεις αρμοδιότητας που απαιτούνται για την εκτέλεση του συγκεκριμένου έργου, ιδίως σε επείγουσες περιστάσεις
7. Όταν το Συμβούλιο εγκρίνει την κοινοποίηση των διαβαθμισμένων πληροφοριών EE και τις διαδικασίες πρακτικής εφαρμογής, η Υπηρεσία Ασφαλείας της ΓΓΣ πραγματοποιεί τις απαιτούμενες επαφές με τον φορέα ασφαλείας του ενδιαφερόμενου κράτους ή οργανισμού για να διευκολύνει την εφαρμογή των προτεινόμενων μέτρων ασφαλείας
8. Ως έγγραφο αναφοράς, η Υπηρεσία Ασφαλείας της ΓΓΣ κυκλοφορεί, σε όλα τα κράτη μέλη και, ανάλογα με την περίπτωση, του ενδιαφερόμενου αποκεντρωμένου οργανισμού της EE, πίνακα στον οποίον συνοψίζονται η φύση και η διαβάθμιση των πληροφοριών και αναφέρονται οι οργανισμοί και οι χώρες στις οποίες επιτρέπεται να κοινοποιηθούν, σύμφωνα με τη σχετική απόφαση του Συμβουλίου.
9. Η Εθνική Αρχή Ασφαλείας του κοινοποιούντος κράτους μέλους ή η Υπηρεσία Ασφαλείας της ΓΓΣ λαμβάνουν όλα τα απαιτούμενα μέτρα για να διευκολύνουν την μετέπειτα αξιολόγηση τυχόν ζημιών και την επανεξέταση των διαδικασιών.
10. Όποτε τροποποιούνται οι συνθήκες συνεργασίας, το θέμα παραπέμπεται εκ νέου στο Συμβούλιο.
ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΖΟΥΝ ΟΙ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΙ
11. Η απόφαση του Συμβουλίου να επιτρέψει την κοινοποίηση διαβαθμισμένων πληροφοριών EE ανακοινώνεται στις δικαιούχες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς από το Γενικό Γραμματέα/Ύπατο Εκπρόσωπο, μαζί με τους λεπτομερείς κανόνες προστασίας που προτείνει η Επιτροπή Ασφαλείας του Συμβουλίου. Εάν η αίτηση έχει υποβληθεί από κράτος μέλος το κράτος αυτό ενημερώνει το δικαιούχο της επιτρεπόμενης κοινοποίησης
Η απόφαση αρχίζει να ισχύει μόνον όταν οι δικαιούχοι εγγυηθούν γραπτώς ότι:
— θα χρησιμοποιούν τις πληροφορίες μόνον για τη συνεργασία που αποφάσισε το Συμβούλιο,
— θα προστατεύουν τις πληροφορίες όπως απαιτεί το Συμβούλιο.
12. Διαβίβαση εγγράφων
α) Οι πρακτικές διαδικασίες για τη διαβίβαση των εγγράφων συμφωνούνται μεταξύ της Υπηρεσίας Ασφαλείας της ΓΓΣ και των φορέων ασφαλείας των παραληπτών κρατών ή διεθνών οργανισμών. Στις διαδικασίες αυτές πρέπει ιδίως να προσδιορίζονται οι ακριβείς διευθύνσεις στις οποίες πρέπει να αποσταλούν τα έγγραφα.
β) Τα έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE και υψηλότερη διαβιβάζονται εντός διπλού φακέλου. Ο εσωτερικός φάκελος φέρει την ειδική σφραγίδα ή κωδικό όνομα που έχουν αποφασιστεί και αναφέρει την ειδική διαβάθμιση που εγκρίνεται για το συγκεκριμένο έγγραφο. Μέσα στο φάκελο, κάθε διαβαθμισμένο έγγραφο συνοδεύεται από έντυπο απόδειξης Στο έντυπο απόδειξης το οποίο δεν είναι διαβαθμισμένο, αναγράφονται μόνον τα στοιχεία του εγγράφου (αριθμός αναφοράς ημερομηνία, αριθμός αντιτύπου) και η γλώσσα του, αλλά όχι ο τίτλος
γ) Ο εσωτερικός φάκελος τοποθετείται εντός του εξωτερικού φακέλου ο οποίος φέρει αριθμό δέματος για λόγους χορήγησης απόδειξης. Ο εξωτερικός φάκελος δεν φέρει διαβάθμιση ασφαλείας
δ) Στους μεταφορείς χορηγείται πάντοτε απόδειξη στην οποία αναγράφεται ο αριθμός δέματος
13. Καταχώρηση κατά την άφιξη
Η Εθνική Αρχή Ασφαλείας του παραλήπτη κράτους ή ο ομόλογος φορέας του κρότους που παραλαμβάνει, εξ ονόματος της κυβέρνησης του τις διαβαθμισμένες πληροφορίες που κοινοποιεί η EE, ή το γραφείο ασφαλείας του παραλήπτη διεθνούς οργανισμού, τηρεί ειδικό μητρώο για την καταχώρηση των διαβαθμισμένων πληροφοριών EE κατά την παραλαβή τους Στις στήλες του μητρώου αυτού αναγράφονται η ημερομηνία παραλαβής τα στοιχεία του εγγράφου (ημερομηνία, αριθμός αναφοράς και αριθμός αντιτύπου), η διαβάθμιση του, ο τίτλος του, το ονοματεπώνυμο ή ο τίτλος του παραλήπτη, η ημερομηνία επιστροφής της απόδειξης και η ημερομηνία επιστροφής της απόδειξης στην EE ή καταστροφής του έγγραφου
14. Χρήση και προστασία των ανταλλασσόμενων διαβαθμισμένων πληροφοριών
α) Οι πληροφορίες SECRET UE διεκπεραιώνονται από ειδικά οριζόμενους υπαλλήλους που έχουν εξουσιοδότηση πρόσβασης σε πληροφορίες ρε αυτή τη διαβάθμιση. Οι πληροφορίες αυτές αποθηκεύονται σε καλής ποιότητας φωριαμούς ασφαλείας τους οποίους μπορούν να ανοίξουν μόνον τα άτομα που έχουν εξουσιοδότηση πρόσβασης στις πληροφορίες που περιέχουν. Οι χώροι όπου ευρίσκονται οι φωριαμοί αυτοί πρέπει να φρουρούνται συνεχώς πρέπει δε να εφαρμόζεται ένα σύστημα ελέγχου προκειμένου να εξασφαλίζεται ότι η είσοδος επιτρέπεται μόνον σε δεόντως εξουσιοδοτημένα άτομα. Οι πληροφορίες SECRET UE διαβιβάζονται με διπλωματικό σάκο, ασφαλείς ταχυδρομικές υπηρεσίες και ασφαλείς τηλεπικοινωνιακές υπηρεσίες. Ένα έγγραφο SECRET UE μπορεί να αντιγράφεται μόνον με τη γραπτή συγκατάθεση της συντάκτριας αρχής Όλα τα αντίτυπα πρέπει να καταχωρούνται και να παρακολουθούνται. Για όλες τις εργασίες που αφορούν έγγραφα SECRET UE εκδίδεται απόδειξη.
(1) Πράγμα το οποίο σημαίνει ότι η συντάκτρια αρχή εφαρμόζει τη διαδικασία της παραγράφου 9 του τμήματος III για όλα τα αντίτυπα που κυκλοφορούν εντός της ΕE.